Od 2025 roku organizacje pozarządowe prowadzące działalność gospodarczą będą zobowiązane do wdrożenia systemu e-doręczeń – elektronicznej formy komunikacji z urzędami i sądami. To zmiana, która na pierwszy rzut oka wydaje się techniczna, ale niesie ze sobą istotne konsekwencje dla codziennego funkcjonowania wielu NGO.

Obowiązek dotyczy wszystkich organizacji zarejestrowanych w KRS w rejestrze przedsiębiorców. Dla nowo powstałych podmiotów obowiązek ten wchodzi w życie 1 stycznia 2025 r., natomiast dla już istniejących – od 1 kwietnia 2025 r. Mimo że wdrożenie systemu jest oceniane jako mało skomplikowane, to brak przygotowania może mieć poważne skutki, np. przegapienie ważnej decyzji administracyjnej czy wezwania sądowego.

System e-doręczeń ma taką samą moc prawną jak tradycyjna przesyłka polecona – liczy się data doręczenia na skrzynkę elektroniczną, a nie fizyczny odbiór pisma. Dlatego kluczowe będzie regularne sprawdzanie skrzynki e-doręczeń. Założenie adresu jest darmowe, możliwe przez stronę gov.pl lub u kwalifikowanych dostawców. Konieczne jest również wyznaczenie administratora, najczęściej będzie to osoba z sekretariatu lub zarządu.

Poza obowiązkiem ustawowym e-doręczenia przynoszą też korzyści – przyspieszają obieg dokumentów, zmniejszają koszty wysyłki i ułatwiają archiwizację. To kolejny krok ku cyfryzacji trzeciego sektora – krok, którego nie warto odkładać.